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教學(xué)管理呼叫中心實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)格化管理

發(fā)布時(shí)間: 2023/07/21

高校已擁有內(nèi)外通暢的電話網(wǎng)絡(luò)和校園網(wǎng)絡(luò),如在此基礎(chǔ)上建立教學(xué)管理呼叫中心,就提供了新的服務(wù)手段和途徑。既可以改善教學(xué)管理服務(wù)質(zhì)量,提高教學(xué)管理工作效率和水平,又可以整合各部門的可用資源,為學(xué)生提供更為一體化、個(gè)性化、全方位的服務(wù),創(chuàng)建更加和諧的校園。目前,我國的不少高校已經(jīng)開始嘗試呼叫中心項(xiàng)目的建設(shè),以加強(qiáng)校園的網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)應(yīng)用,各地高校在教學(xué)管理建設(shè)中引入呼叫中心項(xiàng)目的條件已是水到渠成。

教學(xué)管理呼叫中心以學(xué)生和教師為服務(wù)核心,其需求主要集中在以下方面:

(1)全程服務(wù)。為學(xué)生和教師從學(xué)前(招生)、學(xué)中及學(xué)后(就業(yè))實(shí)行全程服務(wù)。

(2)高效方便。學(xué)生和教師可以7*24小時(shí)接受高效、高質(zhì)量的服務(wù)。

(3)及時(shí)性要求。對于通過電話呼叫獲取信息的系統(tǒng)而言,信息的響應(yīng)時(shí)間應(yīng)控制在秒級,即在幾秒的時(shí)間內(nèi)對用戶請求做出響應(yīng)。由于呼叫中心系統(tǒng)的信道數(shù)較多,在數(shù)據(jù)庫的查詢中實(shí)現(xiàn)多路查詢,且數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的共享,都對及時(shí)性提出了設(shè)計(jì)上的要求。

(4)接口要求。由于高校內(nèi)不同部門可能采用不同的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和不同的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu),教學(xué)管理呼叫中心系統(tǒng)必須適應(yīng)多種數(shù)據(jù)庫的要求,即對與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)接口的通用性需求。

系統(tǒng)主要功能設(shè)計(jì)

(一)提供綜合用戶服務(wù)方式

呼叫中心系統(tǒng)采用統(tǒng)一排隊(duì)的方式,可實(shí)現(xiàn)電話、傳真、Internet等多種接入方式的統(tǒng)一排隊(duì),通過ACD電話通道進(jìn)行智能路由設(shè)置,以統(tǒng)一電話號碼對外提供服務(wù)。當(dāng)有一個(gè)用戶服務(wù)到來時(shí),系統(tǒng)都會安排由最恰當(dāng)?shù)淖拕?wù)員或者是相應(yīng)的自動用戶服務(wù)處理,以保證實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一高效的用戶服務(wù)。

(二)自動語音查詢

呼叫中心系統(tǒng)通過自動語音應(yīng)答的方式實(shí)現(xiàn)用戶服務(wù)的自動導(dǎo)航。從接通系統(tǒng)開始,交互式語音應(yīng)答功能自動播放問候和語音提示信息。系統(tǒng)提供開放、靈活易用、功能強(qiáng)大的IVR語音流程生成功能,可實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)教務(wù)管理的信息咨詢與查詢,如考分查詢、課程查詢、教師查詢、學(xué)生查詢、課表查詢、校園卡查詢、圖書資料查詢等。

(三)通知業(yè)務(wù)

在日常教務(wù)管理中,經(jīng)常有些信息需要及時(shí)通知教師和學(xué)生,如補(bǔ)考通知、欠費(fèi)催繳通知、會議通知、圖書催還通知等。通知業(yè)務(wù)產(chǎn)生后,系統(tǒng)會將通知信息轉(zhuǎn)發(fā)給系統(tǒng)中的IVR服務(wù)器,由IVR服務(wù)器自動撥打相關(guān)電話,當(dāng)電話接通后,播放相應(yīng)的語音信息通知用戶。

(四)Web集成

座席可以受理用戶的Web訪問,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁、語音的同步。在受理用戶的Web訪問時(shí),可按用戶需求提供實(shí)時(shí)人工Web引導(dǎo)服務(wù),Web用戶只要在網(wǎng)頁上點(diǎn)擊一個(gè)按鈕,呼叫中心的座席就能接收用戶的Web呼叫,與用戶取得直接的實(shí)時(shí)聯(lián)系如語音和文本交談等,同時(shí)座席還能根據(jù)交談的結(jié)果為用戶實(shí)時(shí)推出相應(yīng)的網(wǎng)頁信息與用戶共享,引導(dǎo)用戶得到理想的結(jié)果。

(五)傳真處理功能

采用局域網(wǎng)傳真服務(wù)網(wǎng)關(guān)的形式,用傳真隊(duì)列集中處理傳真,使傳真的速度、功能可以大大提高。

(六)呼叫管理統(tǒng)計(jì)

呼叫統(tǒng)計(jì)是呼叫中心一個(gè)重要的功能。系統(tǒng)能有效地實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)、設(shè)備、人員的全面管理,使呼叫中心隨著運(yùn)營的過程效益不斷地提高。同時(shí)提供實(shí)時(shí)的監(jiān)控工具,使管理人員及時(shí)了解整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。

(七)數(shù)據(jù)庫支持能力

呼叫中心除建有本身的數(shù)據(jù)庫外,還將大量使用原有教務(wù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的信息,以便信息共享。因此,系統(tǒng)設(shè)計(jì)了呼叫中心與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的接口,支持對各種數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的訪問能力,能夠充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資源。

(八)錄音、傳真管理

負(fù)責(zé)對系統(tǒng)的錄音、傳真文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理、查詢、歸類、備份和刪除。