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淺談呼叫中心質(zhì)量管理的目標

發(fā)布時間: 2013/10/04

質(zhì)量管理的目標:多、快、好、省。具體量化指標可以參照標桿或是縱向?qū)Ρ,制定當年的目標。質(zhì)量管理重要的準則是行動。所遵循的原則是:流程管理,閉環(huán)管理,從一而終。有檢查,有落實,有跟蹤,有反饋,有結(jié)果,有始有終。

在ISO標準里,明確了質(zhì)量管理的八大原則及應(yīng)用指南:質(zhì)量管理八項原則是一個組織在質(zhì)量管理方面的總體原則,這些原則需要通過具體的活動得到體現(xiàn)。其應(yīng)用可分為質(zhì)量保證和質(zhì)量管理兩個層面。

就質(zhì)量保證來說,主要目的是取得足夠的信任以表明組織能夠滿足質(zhì)量要求。因而所開展的活動主要涉及:測定顧客的質(zhì)量要求、設(shè)定質(zhì)量方針和目標、建立并實施文件化的質(zhì)量體系,最終確保質(zhì)量目標的實現(xiàn)。

質(zhì)量管理則要考慮,作為一個組織經(jīng)營管理(這里說的不是營銷管理)的重要組成部分,怎樣保證經(jīng)營目標的實現(xiàn)。組織要生存、要發(fā)展、要提高效率和效益,當然離不開顧客,離不開質(zhì)量。因而,從質(zhì)量管理的角度,要開展的活動就其深度和廣度來說,要遠勝于質(zhì)量保證所需開展的活動

原則1—以顧客為中心

組織依存于他們的顧客,因而組織應(yīng)理解顧客當前和未來的需求,滿足顧客需求并爭取超過顧客的期望。

實施本原則要開展的活動:

·全面地理解顧客對于產(chǎn)品、價格、可依靠性等方面的需求和期望;

·謀求在顧客和其他受益者(所有者、員工、供方、社會)的需求和期望之間的平衡;

·將這些需求和期望傳達至整個組織;

·測定顧客的滿意度并為此而努力;

·管理與顧客之間的關(guān)系。

實施本原則帶來的效應(yīng):

·對于方針和戰(zhàn)略的制訂,使得整個組織都能理解顧客以及其他受益者的需求;

·對于目標的設(shè)定,能夠保證將目標直接與顧客的需求和期望相關(guān)聯(lián);

·對于運作管理,能夠改進組織滿足顧客需求的業(yè)績;

·對于人力資源管理,保證員工具有滿足組織的顧客所需的知識與技能。

原則2—領(lǐng)導(dǎo)作用

領(lǐng)導(dǎo)者建立組織相互統(tǒng)一的宗旨、方向和內(nèi)部環(huán)境。所創(chuàng)造的環(huán)境能使員工充分參與實現(xiàn)組織目標的活動。實施本原則要開展的活動:

·努力進取,起領(lǐng)導(dǎo)的模范帶頭作用;

·了解外部環(huán)境條件的變化并對此作出響應(yīng);

·考慮到包括顧客、所有者、員工、供方和社會等所有受益者的需求;

·明確地提出組織未來的前景;

·在組織的各個層次樹立價值共享和精神道德的典范;

·建立信任感、消除恐懼心理;

·向員工提供所需要的資源和在履行其職責(zé)和義務(wù)方面的自由度;

·鼓舞、激勵和承認員工的貢獻;

·進行開放式的和真誠的相互交流;

·教育、培訓(xùn)并指導(dǎo)員工;

·設(shè)定具有挑戰(zhàn)性的目標;

推行組織的戰(zhàn)略以實現(xiàn)這些目標;

實施本原則帶來的效應(yīng);

·對于方針和戰(zhàn)略的制訂,組織的未來有明確的前景;

·對于目標的設(shè)定,將組織未來的前景轉(zhuǎn)化為可測量的目標;

·對于運作管理,通過授權(quán)和員工的參與,實現(xiàn)組織的目標;

·對于人力資源管理,具有一支經(jīng)充分授權(quán)、充滿激情、信息靈通和穩(wěn)定的勞動力隊伍。

原則3—全員參與

各級人員都是組織的根本,只有他們的充分參與才能使他們的才干為組織帶來收益。

實施本原則員工要開展的活動;

·承擔(dān)起解決問題的責(zé)任;

·主動地尋求機會進行改進;

·主動地尋求機會來加強他們的技能、知識和經(jīng)驗;

·在團隊中自由地分享知識和經(jīng)驗;

·關(guān)注為顧客創(chuàng)造價值;

·對組織的目標不斷創(chuàng)新;

·更好地向顧客和社會展示自己的組織;

·從工作中得到滿足感;

·作為組織的一名成員而感到驕傲和自豪;

實施本原則帶來的效應(yīng):

·對于方針和戰(zhàn)略的制訂,員工能夠有效地對改進組織的方針和戰(zhàn)略目標作出貢獻;

·對于目標的設(shè)定,員工承擔(dān)起對組織目標的責(zé)任;

·對于運作管理,員工參與適當?shù)臎Q策活動和對過程的改進;

·對于人力資源管理,員工對他們的工作崗位更加滿意,積極地參與有助于個人的成長和發(fā)展活動,符合組織的利益。

原則4—過程方法

將相關(guān)的資源和活動作為過程來進行管理,可以更高效地達到預(yù)期的目的。

實施本原則要開展的活動:

·對過程給予界定,以實現(xiàn)預(yù)期的目標;

·識別并測量過程的輸入和輸出;

·根據(jù)組織的作用識別過程的界面;

·評價可能存在的風(fēng)險,因果關(guān)系以及內(nèi)部過程與顧客、供方和其他受益者的過程之間可能存在的相互沖突;

·明確地規(guī)定對過程進行管理的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù);

·識別過程內(nèi)部和外部的顧客、供方和其他受益者;

·在設(shè)計過程時,應(yīng)考慮過程的步驟、活動、流程、控制措施、培訓(xùn)需求、設(shè)備、方法、信息、材料和其他資源,以達到預(yù)期的結(jié)果。

實施本原則帶來的效應(yīng):

·對于方針和戰(zhàn)略的制訂,整個組織利用確定的過程,能夠增強結(jié)果的可預(yù)見性、更好地使用資源、縮短循環(huán)時間、降低成本;

·對于目標的設(shè)定,了解過程能力有助于確立更具有挑戰(zhàn)性的目標;

·對于動作管理,采用過程的方法,能夠以降低成本、避免失誤、控制偏差、縮短循環(huán)時間、增強對輸出的可預(yù)見性的方式得到動作的結(jié)果;

·對于人力資源管理,可降低在人力資源管理(如人員的租用、教育與培訓(xùn)等)過程的成本,能夠把這些過程與組織的需要相結(jié)合,并造就一支有能力的勞動力隊伍。

原則5—系統(tǒng)管理

針對制訂的目標,識別、理解并管理一個由相互聯(lián)系的過程所組成的體系,助于提高組織的有效性和效率。

實施本原則要開展的活動:

·通過識別或展開影響既定目標的過程來定義體系;

·以最有效地實現(xiàn)目標的方式建立體系;

·理解體系的各個過程之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性;

·通過測量和評價持續(xù)地改進體系:

·在采取行動之前確立關(guān)于資源的約束條件。

實施本原則帶來的效應(yīng):

·對方針和戰(zhàn)略的制訂,制訂與組織的作用和過程的輸入相關(guān)聯(lián)的全面的和具有挑戰(zhàn)性的目標;

·對于目標的設(shè)定,將各個過程的目標與組織的總體目標相關(guān)聯(lián);

·對于運作管理,對過程的有效性進行廣泛的評審,可了解問題產(chǎn)生的原因并適時地進行改進;

·對于人力資源管理,加深對于在實現(xiàn)共同目標方面所起作用和職責(zé)的理解,能夠減少相互交叉職能間的障礙,改進團隊工作。

原則6—持續(xù)改進

持續(xù)改進是一個組織永恒的目標。

實施本原則要開展的活動:

·將持續(xù)地對產(chǎn)品、過程和體系進行改進作為組織每一名員工的目標;

·應(yīng)用有關(guān)改進的理論進行漸進式的改進和突破性的改進;

·周期性地按照“卓越”的準則進行評價,以識別具有改進潛力的區(qū)域;

·持續(xù)地改進過程的效率和有效性:

·鼓勵預(yù)防性的活動;

·向組織的每一位員工提供有關(guān)持續(xù)改進的方法和工具方面教育和培訓(xùn),如,PDCA循環(huán)、解決問題的方法、過程重組、過程創(chuàng)新;

·制定措施和目標,以指導(dǎo)和跟蹤改進活動;

·對任何改進給予承認。

實施本原則帶來的效應(yīng):

·對于方針和戰(zhàn)略的制訂,通過對戰(zhàn)略和商務(wù)策劃的持續(xù)改進,制訂并實現(xiàn)更具競爭力的商務(wù)計劃;

·對于目標的設(shè)定,設(shè)定實際的和具有挑戰(zhàn)性的改進目標,并提供資源加以實現(xiàn);

·對于運作管理,對過程的持續(xù)改進涉及組織員工的參與;

·對于人力資源管理,向組織的全體員工提供工具、機會和激勵,以改進產(chǎn)品、過程和體系。

原則7—以事實為決策依據(jù)

有效的決策是建立在對數(shù)據(jù)和信息進行合乎邏輯和直觀的分析基礎(chǔ)上。實施本原則要開展的活動:

·對相關(guān)的目標值進行測量,收集數(shù)據(jù)和信息;

·確保數(shù)據(jù)和信息具有足夠的精確度、可靠性和可獲取性;

·使用有效的方法分析數(shù)據(jù)和信息:

·理解適宜的統(tǒng)計技術(shù)的價值;

·根據(jù)邏輯分析的結(jié)果以及經(jīng)驗和直覺進行決策并采取行動。

實施本原則帶來的效應(yīng):

·對于方針和戰(zhàn)略的制訂,根據(jù)數(shù)據(jù)和信息設(shè)定的戰(zhàn)略方針更加實際、更可能實現(xiàn):

·對于目標的設(shè)定,利用可比較的數(shù)據(jù)和信息,可制訂出實際的、具有挑戰(zhàn)性的目標;

對于運作管理,由過程和體系的業(yè)績所得出的數(shù)據(jù)和信息可改進和防止問題的再發(fā)生;

·對于人力資源管理,對從員工監(jiān)督、建議等來源的數(shù)據(jù)和信息進行分析,可指導(dǎo)人力資源方針的制訂。

原則8—互利的供方關(guān)系

組織和供方之間保持互利關(guān)系,可增進兩個組織創(chuàng)造價值的能力。

實施本原則要開展的活動:

·識別并選擇主要的供方;

·把與供方的關(guān)系建立在兼顧組織和社會的短期利益和長遠目標的基礎(chǔ)之上;

·清楚地、開放式地進行交流;

·共同開發(fā)和改進產(chǎn)品的過程;

·共同理解顧客的需求;

·分享信息和對未來的計劃;

·承認供方的改進和成就。

實施本原則帶來的效應(yīng):

·對于方針和戰(zhàn)略的制訂,通過發(fā)展與供方的戰(zhàn)略聯(lián)盟和合作伙伴關(guān)系,贏得競爭的優(yōu)勢;

·對于目標的設(shè)定,通過供方早期的參與,可設(shè)定更具挑戰(zhàn)性的目標;

·對于運作管理,建立和管理與供方的關(guān)系,以確保供方能夠按時提供可靠的、無缺陷的產(chǎn)品;

·對于人力資源管理,通過對供方的培訓(xùn)和共同改進,發(fā)展和增強供方的能力。