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呼叫中心流程維護(hù)及持續(xù)改進(jìn)

發(fā)布時(shí)間: 2014/01/22

1.建立流程管理機(jī)制,監(jiān)控流程的有效執(zhí)行和持續(xù)優(yōu)化

讓流程真正被執(zhí)行、管理及持續(xù)的優(yōu)化起來(lái)!利用現(xiàn)有資源,QAPI(質(zhì)量監(jiān)督流程改進(jìn))團(tuán)隊(duì)對(duì)新流程進(jìn)行定期檢查、監(jiān)控,定時(shí)進(jìn)行會(huì)議溝通,QA在監(jiān)聽(tīng)電話過(guò)程中,需要對(duì)新流程特別注意,查肴所有操作的同事是否按照新流程執(zhí)行,對(duì)新流程中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)反饋給PI組同事跟進(jìn)及再優(yōu)化。如新流程制定發(fā)布后,操作者如沒(méi)有很好的按新流程執(zhí)行,那么新流程制定就沒(méi)有任何意義。所以監(jiān)控是否有效執(zhí)行是流程持續(xù)改進(jìn)的前提條件,并起到極大作用。PI建立規(guī)范的流程測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn),確定好流程改進(jìn)目標(biāo),對(duì)流程改進(jìn)意識(shí)促進(jìn)和行動(dòng)上得以激勵(lì)和規(guī)范。

2.流程的加強(qiáng)培訓(xùn)

對(duì)于呼叫中心流程執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的共同問(wèn)題,結(jié)合QA的監(jiān)控,可對(duì)普遍的流程執(zhí)行中遇到的難點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的回顧和培訓(xùn)。培訓(xùn)也是流程維護(hù)及持續(xù)改進(jìn)中的重要環(huán)節(jié)。只有培訓(xùn)做到位,讓同事對(duì)流程的操作沒(méi)有任何問(wèn)題,在執(zhí)行過(guò)程中才能真正運(yùn)轉(zhuǎn)。對(duì)于培訓(xùn),要對(duì)培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師都要嚴(yán)格要求及計(jì)劃,以達(dá)到培訓(xùn)的真正目的及效果,最后在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)要檢查培訓(xùn)效果,保證被培訓(xùn)的同事都能準(zhǔn)確地掌握流程操作。

3.定期進(jìn)行“流程批斗會(huì)”

流程批斗會(huì)就是在流程實(shí)施之后由流程推行小組定期組織流程操作人員研討,對(duì)優(yōu)化改進(jìn)后的流程進(jìn)行批判,提出改進(jìn)建議。批斗會(huì)成功實(shí)施的前提條件是建立渠道收集流程問(wèn)題,進(jìn)行分析記錄。流程推行小組負(fù)責(zé)建立正式流程反饋和監(jiān)督信息通道,收集流程在運(yùn)行中產(chǎn)生的問(wèn)題。流程批斗會(huì)可分為部門級(jí)和公司級(jí)兩個(gè)層次。

部門級(jí)的批斗會(huì)在部門內(nèi)部召開(kāi),按前緊后松的方式,在實(shí)施初期可以兩個(gè)星期舉行一次,3個(gè)月后1個(gè)月舉行一次,6個(gè)月根據(jù)實(shí)施情況可以取消。在部門級(jí)的批斗會(huì)中,根據(jù)收集到的信息,如果流程問(wèn)題不涉及其他部門,部門內(nèi)部進(jìn)行討論提出優(yōu)化建議,在履行相關(guān)的審批程序后即可修訂操作;如果流程問(wèn)題涉及其他部門,部門內(nèi)部討論提出優(yōu)化建議,反饋流程推行小組,在公司級(jí)批斗會(huì)上提出討論。公司級(jí)的批斗會(huì)由流程推行小組組織,各鄰門派代表參與,同樣按前緊后松的方式,在實(shí)施初期可以1個(gè)月舉行一次,3個(gè)月后按季度舉行,1年后根據(jù)實(shí)施情況可以取消。在公司級(jí)的批斗會(huì)中,根據(jù)收集到的信息,流程推行小組負(fù)責(zé)提出相關(guān)議題,議定相關(guān)的優(yōu)化舉措。

4.落實(shí)流程負(fù)責(zé)人——誰(shuí)應(yīng)該直接對(duì)流程負(fù)責(zé)

對(duì)于各業(yè)務(wù)組流程落實(shí)到人,每個(gè)業(yè)務(wù)組有專門對(duì)口人對(duì)該業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行及時(shí)反饋及問(wèn)題跟進(jìn)。以方便各業(yè)務(wù)組在退上問(wèn)題時(shí)能及時(shí)找到接口人進(jìn)行問(wèn)題反饋。

5.流程管理的PDCA循環(huán)

流程管理的PDCA循環(huán)能系統(tǒng)性提升流程能力(plan do check action, PDCA)。流程改進(jìn),優(yōu)化其實(shí)屬于周期性活動(dòng)。每個(gè)新流程的制定都離不開(kāi)PDCA,首先需要對(duì)新流程計(jì)劃(plan),計(jì)劃好之后就試運(yùn)行((do),在試運(yùn)行過(guò)程中需要不斷對(duì)新流程進(jìn)行分析、審核、檢查(check),新流程的制定,正式運(yùn)行(action).這是一個(gè)新流程從制定到運(yùn)行的過(guò)程、周期。在新流程運(yùn)行一段時(shí)間后,可對(duì)流程進(jìn)行再優(yōu)化,再更新,以達(dá)到配合當(dāng)時(shí)的環(huán)境需要。這就是不斷重復(fù)進(jìn)行PDCA的過(guò)程,可見(jiàn)如果PDCA可以不斷循環(huán)就能系統(tǒng)性的提高流程能力。